Modelo de ata de assembleia de condóminos

Para que serve a ata

A assembleia delibera; a ata prova o que foi deliberado. Sem ata, a administração não tem base segura para cobrar um orçamento novo, contratar uma empreitada ou exigir um rateio. Os condóminos ausentes não sabem o que os vincula. Um Julgado de Paz ou um tribunal, numa impugnação do artigo 1433.º, pergunta primeiro pelo documento da reunião.

A Lei n.º 8/2022, de 10 de janeiro, conferiu à ata a natureza de título executivo para a cobrança das quotas deliberadas. Uma ata incompleta não só enfraquece a gestão corrente: enfraquece a execução.

A ata não é um jornal de sala nem uma transcrição integral. É o relato fiel e sucinto da reunião convocada nos termos do artigo 1431.º e funcionada nos termos do artigo 1432.º.

Elementos que não podem faltar

Uma ata profissional identifica:

• o condomínio, a data, a hora de abertura e de encerramento, e o local (ou o meio telemático, se a reunião tiver seguido a Lei n.º 8/2022);
• o carácter da assembleia (ordinária ou extraordinária) e se decorreu em primeira ou segunda convocação;
• quem presidiu e, se o houver, quem secretariou;
• as presenças e representações, com nome, fração e permilagem em ‰, de modo a reconstruir o quorum e o capital votante;
• a ordem de trabalhos;
• para cada ponto: o essencial da discussão, a proposta, o resultado da votação (a favor, contra, abstenções, em permilagem) e o texto da deliberação;
• declarações de voto, quando pedidas;
• a menção de que a ata foi lida e aprovada, ou o regime de aprovação que a assembleia tiver adoptado.

Um «presentes os condóminos habituais» não demonstra quorum. As procurações identificam-se ou anexam-se.

Votação em permilagem

O artigo 1432.º faz o voto acompanhar o capital investido, não o número de cabeças, salvo regra especial. A ata deve permitir verificar se a maioria exigida foi atingida.

Em regra, delibera a maioria do capital presente, salvo maioria qualificada. Nas inovações, o artigo 1425.º exige, em regra, dois terços do valor total do prédio: anotar só «aprovado por maioria» é insuficiente. Se a inovação prejudicar o uso de uma fração, exige-se unanimidade.

Exemplo de redacção útil: «A proposta foi aprovada com 680 ‰ a favor, 95 ‰ contra e 40 ‰ de abstenções, sobre 815 ‰ presentes.» Quem vote contra e queira deixar declaração de voto deve vê-la consignada, releva para a impugnação no prazo de 60 dias.

Confundir unanimidade dos presentes com unanimidade do prédio é erro grave quando a lei exige esta última.

Prazo de 30 dias e arquivo

A ata elabora-se durante a reunião ou imediatamente a seguir, e disponibiliza-se aos condóminos no prazo de 30 dias. Atas redigidas meses depois perdem fiabilidade e contestam-se com mais facilidade.

A lei não exige a assinatura de todos os presentes, mas é prudente que o presidente, o secretário e, se possível, os condóminos que o desejem assinem. Em assembleia telemática, regista-se a plataforma e o modo de identificação. A Lei n.º 8/2022 admite a reunião à distância; não aligeira o conteúdo da ata. Sem presenças em ‰ e sem o sentido de voto de cada fração, a força de título executivo das quotas deliberadas enfraquece.

As procurações identificam o representado, o representante e a fração. Uma procuração genérica «para o que for preciso» não deve servir para votar uma inovação de dois terços ou uma alteração da linha arquitectónica, se o mandante não a previu. Anexam-se ao arquivo da reunião, junto da convocatória (dez dias de antecedência, primeira e segunda convocação).

As atas arquivam-se em livro ou suporte equivalente, com sequência temporal. O prazo de conservação é, na prática, indefinido para efeitos de prova das deliberações; os documentos com relevância fiscal acompanham a regra dos dez anos. Qualquer condómino tem direito a consultá-las.

Erros que retiram força à ata

• omitir permilagens ou somar mal o quorum;
• escrever «aprovado» sem o resultado em ‰;
• deixar de fora uma deliberação tomada na sala;
• usar «assuntos diversos» para votar obras ou quotas novas;
• não indicar se a sessão foi em segunda convocação;
• não guardar a convocatória e as procurações junto da ata.

A força de título executivo da Lei n.º 8/2022 não cura estes defeitos. O título vale pelo que a ata diz com precisão.

No PrumoSGC

No PrumoSGC® a agência regista a reunião, as presenças e o voto por permilagem, e gera a ata em PDF a partir do modelo Markdown (LaissPdf A4, logótipo e AMI). Os dados do cadastro, frações e permilagens, alimentam o anexo; se o cadastro estiver errado, a ata sai errada.

A plataforma não redige a discussão por um chatbot. A acta gerada a partir da assembleia usa presenças e votos já registados. Campos narrativos noutro fluxo (Documentos) podem ter sugestão da IA, sempre revista pela agência. A plataforma não assina digitalmente pelos condóminos e não substitui o livro de atas, se a assembleia o mantiver. Não há votação em vídeo em directo. A acta publicada (estado final, visibilidade do condomínio) fica disponível no portal do morador. O prazo de 30 dias e o envio da ata continuam a ser actos da agência. A validade jurídica (maiorias, artigo 1433.º) é da assembleia, não do PDF.