Convocar e registar uma assembleia

A assembleia ordinária de Janeiro implica marcar a reunião, gerar a convocatória, enviá-la com a antecedência legal, registar presenças e votos por permilagem, e fechar a ata. A plataforma guarda esses dados e produz o PDF. Não transmite vídeo, não colhe votos no telemóvel do condómino e não substitui o livro de atas, se a assembleia o mantiver. O mesmo percurso serve uma extraordinária, por exemplo quando está a entrar água pela cobertura.

Pode fazê-lo o administrador ou um gestor. Precisa de modelos activos, de um cadastro certo e, se forem contas do ano, do balancete. Abra o prédio → Assembleias.

O que vai aprender

• Criar a reunião (tipo, meio, ordem de trabalhos).
• O caminho da convocatória: gerar, rever o rascunho, publicar, enviar, afixar. Os dez dias correm no calendário.
• No dia: presenças, votos, ata.

As reuniões do prédio. Cada uma tem a sua ficha: convocatória, presenças, votos, ata.

Passo 1: Crie a assembleia com uma ordem que se possa votar

+ Nova assembleia:

• Tipo: ordinária ou extraordinária.
• Meio: presencial, à distância ou mista.
• Data, hora, local (e, se o modelo e a lei o preveem, a segunda convocação).
• Ordem de trabalhos: uma linha por ponto de voto. «Aprovar a empreitada da cobertura até 12 000 €» é um ponto. «Tratar de tudo» não é.

Na ordinária de Janeiro, prepare orçamento e balancete antes de redigir a ordem. Na extraordinária urgente (a cobertura), um ponto claro; não misture o orçamento anual.

Passo 2: Gere a convocatória

Gerar convocatória, enviar, marcar presenças e votos, fechar a ata. O PDF nasce rascunho.

Abra a assembleia. Gerar convocatória usa o modelo activo e o cadastro (anexo de permilagens). O PDF nasce rascunho.

Depois, na ficha do documento (e aqui):

1. Publique no portal se a casa o fizer.
2. Envie por email aos moradores activos com endereço.
3. Afixe no prédio. O ecrã não prova a afixação.

Os dez dias de antecedência (art. 1431.º) contam-se no calendário. Enviar na véspera não cumpre o prazo, mesmo que volte a premir o botão de envio.

Se o envio falhou para um rés-do-chão: Emails, corrija o endereço na ficha do morador, reenvie a partir da assembleia. O reenvio da palavra-passe do portal não envia a convocatória.

Passo 3: No dia: presenças e votos

Marque presenças. O capital presente e o quórum saem da permilagem das frações representadas, não do número de cabeças na sala.

Registe os votos por ponto. Maioria de permilagem. Procuração: marque a presença da fração e o sentido de voto; o papel da procuração arquiva-se fora (ou em Documentos, visibilidade só da agência).

O software mostra o capital presente. A validade da reunião continua a ser da assembleia, nos termos da lei.

Passo 4: Feche a ata

Gerar ata, rever o texto, publicar e enviar. As assinaturas no PDF seguem o modelo. O livro físico, se existir, continua a existir. Ver Ata da assembleia.

À distância

O link da videoconferência é de um serviço externo. Aqui fica o meio «à distância», as presenças e os votos. Assembleias à distância.

Está feito quando

• A convocatória foi enviada e afixada com pelo menos dez dias de antecedência.
• Presenças e votos estão registados por fração.
• A ata está gerada, revista, e o PDF está publicado (já não é rascunho).

Tutorial seguinte

Publicar avisos e documentos, o regulamento novo e o aviso pontual: um rascunho ainda não chega ao condómino.