Despesas, orçamento e fundo

As guias dizem o que cada fração deve. Do outro lado da balança está o que o prédio gastou, o orçamento do exercício, o fundo (mínimo legal 10 %) e o balancete. Nada disto substitui a fatura do elevador no arquivo fiscal da agência, aqui fica o mapa interno, para prestar contas.

Pode fazê-lo o administrador ou um gestor. Ter guias já emitidas ajuda o balancete a ter sentido; o cadastro já deve estar certo. No menu do prédio: Despesas e Contas.

O que vai aprender

• Lançar uma despesa (elevador, limpeza, seguro) sem a confundir com a fatura certificada do fornecedor.
• Gravar orçamento e fundo mínimo, e o que o ecrã não é (não é a ata).
• Ler o balancete: guias marcadas pagas versus despesas.

O mapa do que o prédio gastou: descrição, categoria, valor, data. A fatura do prestador arquiva-se na agência, não aqui.

Passo 1: Lance as despesas à medida que as faturas chegam

Despesas → nova linha: descrição, categoria, valor, data da fatura do fornecedor. A manutenção anual do elevador entra na data da fatura dele. A fatura certificada do prestador arquiva-se na pasta da agência; aqui entra o custo para o rateio e o balancete.

Não espere pelo fim do ano. Uma despesa lançada em Março aparece no balancete de Março.

Passo 2: Abra Contas e fale a linguagem da assembleia

Orçamento do exercício, fundo mínimo (10 % das quotizações ordinárias) e balancete. O PDF vai para a pasta do exercício.

1. Indique o orçamento do exercício. Se a assembleia ainda não votou, pode gravar um valor provisório. A ata é que o torna deliberação; este ecrã é o mapa interno, não o acto da assembleia.
2. Indique o fundo mínimo (Lei n.º 8/2022 / DL 268/94: 10 % das quotizações ordinárias). O balancete assinala se não está cumprido. Reconstituir o fundo é deliberação e, depois, guias ou movimentos, não há um comando que o faça automaticamente.
3. Lance movimentos do fundo quando a assembleia ou a gestão o justifiquem.

Passo 3: Leia o balancete e leve-o à reunião

O balancete cruza guias cobradas (as que marcou pagas) com despesas. Se «falta dinheiro» e há guias pendentes, o problema pode ser cobrança, não o elevador. Descarregue o PDF para a pasta do exercício. Depois: Convocar e registar uma assembleia.

Mais contexto legal: Fundo comum de reserva, Orçamento anual.

Despesa extraordinária de uma obra

Vote em assembleia, lance a despesa, emita as guias do período em que o rateio entra. Ver Obras nas partes comuns e Definir a taxa.

Está feito quando

• As faturas de fornecedor deste mês têm linha em Despesas.
• Orçamento e fundo mínimo estão preenchidos, mesmo que provisórios.
• Consegue explicar o balancete numa frase: «entradas marcadas pagas contra o que gastámos».

Tutorial seguinte

Convocar e registar uma assembleia, orçamento, fundo e balancete entram na ordem de trabalhos.