Emitir guias e facturar no software da agência

No PrumoSGC™ emite-se a guia de quota: o aviso de quota da fração, com PDF para o condómino e CSV do período para a agência. A fatura certificada (ATCUD, QR, regras da AT) sai no software de facturação da agência. O PrumoSGC™ não emite fatura certificada. O PDF da guia não substitui a fatura fiscal.

A taxa, o montante mensal, já deve estar lançada. Se Emitir período recusar, volte a Definir a taxa.

O administrador ou um gestor emite e envia; consulta lê e descarrega. As permilagens também já devem estar certas. Abra o prédio → Guias.

O que vai aprender

• O mês normal: emitir, olhar uma guia, exportar CSV, facturar no programa certificado, marcar paga, enviar o aviso.
• A diferença entre estado interno (pendente / paga / em atraso) e recibo de quitação (não existe aqui).
• O que fazer com mora, pagamento parcial e morador desactivo.

Pendentes, em atraso, pagas. PDF e CSV do período, envio das guias e a lista por fração.

Fórmula, para ter na cabeça: quota = montante mensal × permilagem / 1000.

Passo 1: Confirme a taxa desse mês

Em Taxas, a linha vigente no dia 1 do mês que vai emitir. Sem taxa, pare. Com taxa, anote o montante, vai reconhecê-lo no CSV.

Passo 2: Emita o período

Guias → Emitir período → ano e mês. Nasce uma guia por fração, estado pendente. Abra uma e leia o PDF como se fosse o condómino.

Passo 3: Exporte para o software de facturação

No ecrã Guias, o mesmo mês/ano:

• PDF do período: mapa interno da casa;
• CSV do período: uma linha por fração (UTF-8, colunas com ponto-e-vírgula, para o Excel em Portugal);
• Relatório de cobrança: pendentes e atrasadas.

No Sage, PHC, Primavera ou o que a agência usar: emita as faturas certificadas com estes valores. O PrumoSGC™ não gera ATCUD. O NIF do condomínio (muitas vezes começa por 9) e o emitente fiscal seguem as regras da agência e do TOC, a guia mostra o NIF da agência e lembra essa fronteira.

Se já facturou no programa certificado e só quer o aviso no portal, pode emitir as guias aqui e ignorar o CSV desse mês, desde que os valores coincidam. A fonte da quota continua a ser taxa × permilagem.

Passo 4: Marque pagas quando o dinheiro entrou

Na ficha da guia, marcar como paga. Isto é estado interno de gestão, para o balancete. Não é recibo de quitação. Em pagamento parcial o ecrã só admite pago ou não pago; um plano de acordo regista-se fora (ata, email). Não crie uma segunda guia do mesmo período para o valor em falta.

Passo 5: Envie as guias por email

Enviar guias do período usa o SMTP da agência e manda o PDF aos moradores activos da fração. O rasto fica em Emails. Sem SMTP, o envio falha.

A guia nasce da fração. Os emails vão só aos activos. O comprador novo, uma vez activo, passa a receber as seguintes.

Quota em atraso

Depois do vencimento, o estado passa a em atraso. Envie aviso de mora (por guia ou em lote no período). Continua a não ser fatura. Juros e prescrição: Condóminos que não pagam quotas. Cobrança judicial: Cobrança judicial de quotas.

Não afixe no hall a lista de quem deve.

Mês cheio, 12 frações, 1 000 € de taxa

Emita. A fração com 171,17 ‰ deve 171,17 €. Abra o CSV no Excel, lance as 12 linhas no software certificado, depois envie as guias, se a casa trabalhar por essa ordem.

Consulta a exportar

Pode o .xlsx da lista e o CSV do período. Não emite, não envia.

Está feito quando

• O período existe, uma guia por fração.
• O CSV abre no Excel com acentos e colunas certas.
• Sabe distinguir a guia do PrumoSGC™ da fatura certificada do software da agência.
• As pagas estão marcadas só onde o dinheiro entrou.

Tutorial seguinte

Despesas, orçamento e fundo, o outro lado do balancete.