Como mudar de administrador de condomínio

O administrador não é dono do condomínio

O artigo 1435.º do Código Civil organiza a administração da propriedade horizontal em torno de um mandato. A assembleia nomeia o administrador, um condómino ou um terceiro, frequentemente uma agência imobiliária com licença AMI, por maioria simples. O mandato é, em regra, de um ano, renovável. Se ninguém for eleito, assume o cargo o titular da maior permilagem.

O administrador pode ser destituído a qualquer momento pela assembleia, com a mesma maioria simples. Distingue-se a não reeleição (o mandato caduca e elege-se outro) da destituição (o mandato interrompe-se antes do termo). Ambas são lícitas; a segunda pode ter efeitos contratuais se existir um contrato de prestação de serviços com uma agência.

O administrador representa o condomínio e gere o dia-a-dia (artigo 1436.º). Não absorve a assembleia nem se substitui ao título constitutivo. Quando o mandato cessa, termo, demissão, destituição, morte, dissolução da sociedade, a função tem de ser reassumida. O vazio é perigoso: prémios de seguro por pagar, fornecedores por liquidar, prazos de convocatória a correr, declaração de encargos pedida para uma escritura (artigo 1424.º-A).

Quando e como se convoca

A insatisfação pontual com uma decisão não justifica, por si, a destituição. Quando os problemas são sistemáticos, contas opacas, assembleias omitidas, deliberações por executar, deterioração do edifício, a mudança protege o condomínio.

A convocatória inclui o ponto de forma expressa, por exemplo: «Eleição do administrador para o mandato de 2026» ou «Destituição do administrador e nomeação de sucessor». Envia-se com dez dias de antecedência, com data, hora, local ou meio em primeira e segunda convocação (esta, na prática, trinta minutos depois). Condóminos com pelo menos 25 % do capital podem exigir assembleia extraordinária se o administrador recusar incluir o ponto.

A Lei n.º 8/2022 admite convocatória por email se o condómino tiver indicado o endereço, e assembleia telemática ou mista. Não dispensa a identificação dos votantes nem a ata. Uma convocatória omissa ou tardia torna as deliberações anuláveis em 60 dias.

A assembleia de substituição

Na reunião, o cessante pode apresentar a sua versão; os condóminos expõem as razões da mudança. Se houver candidatos (agências ou condóminos), cada um apresenta serviços, honorários e referências. A votação é por maioria simples do capital presente, registada em ‰ na ata.

A deliberação indica quem foi nomeado, a partir de quando, com que poderes e com que remuneração. Se não for possível eleger sucessor na mesma sessão, o cessante mantém as funções estritamente necessárias até à nomeação. Destituir sem nomear ninguém deixa o prédio a meio da ponte, e pode fazer recair o cargo, por lei, sobre a maior permilagem.

Enquanto a nova nomeação não produz efeitos, quem ainda está em funções limita-se aos actos urgentes (seguro de incêndio, obras inadiáveis) e não lança o condomínio em compromissos novos de longo prazo.

Entrega de documentos: 15 a 30 dias

O cessante é obrigado a entregar o arquivo ao sucessor. Na prática profissional, o prazo razoável situa-se entre 15 e 30 dias. A lista mínima inclui:

• título constitutivo, regulamento em vigor e atas;
• cadastro de frações, permilagens, moradores e contactos;
• apólice de seguro e comprovativos de prémio;
• contratos com fornecedores e garantias de obras;
• contabilidade, extractos, mapa de quotas e dívidas;
• documentação fiscal (NIF do condomínio, Modelo 10, faturas);
• chaves das partes comuns, códigos, acessos a serviços contratados;
• correspondência relevante e processos em curso.

Entrega-se igualmente o saldo de caixa e a titularidade das contas (exploração e fundo de reserva, conta própria). A transição formaliza-se por escrito num auto de entrega (ou auto de receção), assinado por ambas as partes, com inventário do que foi entregue e do que ficou em falta. Sem este auto, surgem disputas sobre pastas e valores.

Em caso de recusa, o novo administrador recorre aos meios judiciais. A demissão ou a destituição não apagam o dever de prestar contas do período em que se exerceu o cargo.

Escolha do sucessor

Solicitar mais do que uma proposta, comparar o que está incluído nos honorários, confirmar seguro de responsabilidade civil profissional e licença AMI (quando se trate de agência) evita escolhas só pelo preço. Se a opção for um condómino, a assembleia deve ter presente que as funções do artigo 1436.º são as mesmas.

Em condomínios muito pequenos, a administração rotativa entre proprietários não dispensa o mesmo cuidado: quem sai entrega, quem entra recebe, a assembleia toma nota no auto.

No PrumoSGC

O PrumoSGC® é um SaaS por agência. O cadastro (condomínios, frações, permilagens, moradores, veículos), as taxas, as despesas, as guias PDF/CSV, as assembleias e as contas (orçamento, fundo 10 %, balancete PDF) pertencem à agência que administra. A substituição entre agências não «transfere» automaticamente a base de dados para o concorrente: cada agência tem o seu âmbito.

Dentro da mesma agência, os papéis administrador / gestor / consulta permitem retirar ou atribuir acesso a um colaborador sem apagar o histórico. A assembleia de substituição gera-se com convocatória, presenças, voto por permilagem e ata em PDF (LaissPdf). O auto de entrega pode sair como documento do tipo «Outro» ou «Aviso», redigido pela agência, sem redacção por inteligência artificial. Não há portal do condómino nem tickets de transição.