Contabilidade de condomínio: como organizar as contas

O condomínio tem identidade fiscal

A propriedade horizontal organiza um conjunto de pessoas em torno de um prédio. O condomínio não se confunde com a sociedade comercial nem com a associação. Continua, porém, a ter de se identificar perante a Autoridade Tributária e Aduaneira. Na prática portuguesa, isso faz-se com um NIF de condomínio, que começa por 9, distinto do NIF da agência administradora e do NIF de cada condómino.

Sem esse número, a cobrança de quotas, o pagamento a fornecedores, a apólice de seguro (artigo 1429.º e DL 268/94) e a abertura de conta bancária tornam-se um emaranhado de contas pessoais. Misturar o dinheiro do prédio com o da agência ou com o de um condómino «que vai adiantando» é uma das causas mais comuns de conflito na substituição do administrador.

A agência que exerce a administração usa o seu próprio NIF para facturar os honorários. Não usa o NIF do condomínio para a sua actividade comercial, nem o inverso. Os dois circuitos, serviço profissional e massa patrimonial do prédio, permanecem separados.

Faturas em nome do condomínio

As aquisições de bens e serviços das partes comuns (limpeza, elevador, electricidade comum, obras) facturam-se ao condomínio, com o NIF que começa por 9. Faturas em nome do administrador, da agência ou de um condómino isolado distorcem o IVA, o mapa de despesas e a prestação de contas.

As quotas que o condómino paga não são, para ele, um «aluguer» da fração: são a participação no custo colectivo, calculada por (permilagem / 1000) × orçamento (artigo 1424.º), incluindo o fundo de reserva mínimo de 10 %. O comprovativo de pagamento deve identificar o condomínio (nome, morada, NIF), a fração, o período e o montante.

A emissão de fatura certificada (software certificado, ATCUD, QR code, conforme as regras em vigor da AT) é matéria do programa de facturação da agência ou do condomínio, não do cadastro de taxas de um software de gestão. Confundir aviso de quota com fatura certificada gera incumprimento fiscal.

Modelo 10 e prazos

Quando o condomínio paga rendimentos sujeitos a comunicação (por exemplo, certos honorários ou prestações a pessoas singulares), a declaração Modelo 10 apresenta-se, em regra, até 28 de fevereiro do ano seguinte. O administrador articula-se com o contabilista certificado. Omitir o Modelo 10 não é um detalhe interno: é incumprimento perante a AT.

A assembleia ordinária, na primeira quinzena de janeiro, é o momento de prestar contas do exercício findo (artigo 1436.º): execução do orçamento, mapa de quotas cobradas e em dívida, despesas por natureza, movimento do fundo de reserva (conta própria), saldo bancário reconciliado, apólice de incêndio. Os condóminos votam a aprovação ou a recusa. A ata, com votos em ‰, disponibiliza-se em 30 dias e é título executivo para as quotas (Lei n.º 8/2022).

Arquivo: dez anos

Os documentos com relevância fiscal, faturas, recibos, declarações, extractos ligados a pagamentos, conservam-se dez anos. Algumas referências à prestação de contas mencionam cinco anos para certos suportes de gestão; para faturas e documentação fiscal, o horizonte seguro é a década. As atas, pelo seu valor de prova das deliberações, arquivam-se de forma permanente na prática profissional.

A declaração de encargos do artigo 1424.º-A, pedida para a venda da fração, só sai certa se este arquivo estiver em ordem. Sem organização, a escritura emperra ou sai com dívida omitida.

Prestação de contas e TOC

O administrador apresenta números; o técnico oficial de contas ou contabilista certificado enquadra as obrigações declarativas. O software de gestão não substitui nem um nem outro. Recusar as contas deve assentar em omissões, erros ou despesas sem cobertura deliberativa. Aprovar com reservas («aprovadas salvo regularização do item X») deve ficar escrito na ata, para o sucessor e para o TOC saberem o que ficou pendente.

O NIF do condomínio mantém-se activo. Alterações de morada, de administrador ou de conta bancária comunicam-se à AT e ao banco, para as faturas e as transferências não ficarem órfãs.

A conta de exploração e a conta do fundo de reserva (mínimo 10 %, artigo 4.º do DL 268/94) são ambas tituladas pelo condomínio. Extractos de contas pessoais do administrador ou da agência não substituem esses documentos. Na prestação de contas, o saldo bancário reconcilia-se com o mapa de guias cobradas e com as faturas pagas em nome do NIF que começa por 9.

Quotas em mora aparecem no mapa por fração, com períodos e juros de 4 % (Portaria n.º 291/2003), sem listas no hall. A ata que aprovou o orçamento é título executivo (Lei n.º 8/2022); o Julgado de Paz (até 15 000 €) e a injunção no BNI usam esse título e este arquivo. Sem faturas certas e sem NIF certo, o processo nasce coxo.

No PrumoSGC

No PrumoSGC® a agência regista taxas (montante mensal a repartir pela permilagem) e despesas, e emite guias de quota em PDF e CSV. Essas guias não são faturas certificadas: servem para a agência lançar as linhas no seu software de facturação, em nome do condomínio. Em Contas ficam o orçamento, o fundo de 10 % e o balancete em PDF.

Os modelos Markdown geram declaração de encargos, convocatória e ata (LaissPdf A4, logótipo e AMI). A plataforma não preenche o Modelo 10, não comunica com a AT, não emite recibo de quitação fiscal e não substitui o TOC. O portal do condómino mostra as guias da fração, não a fatura certificada. Os papéis administrador / gestor / consulta definem quem lança os números.