Configurar a agência

Se a conta da agência acabou de ser criada, comece por aqui, não pelas guias nem pela assembleia de Janeiro. Ainda falta a identidade da agência nos documentos. Sem nome, NIF, licença AMI e logótipo, os PDF saem incompletos; sem o Gmail configurado, o envio aos condóminos é recusado.

Isto é trabalho do administrador da conta. Gestores e consulta nem vêem este menu. Abra Administração → Dados da Agência. Na primeira vez chegam uns dez minutos, se já tiver o logótipo e a palavra-passe de aplicação do Gmail.

O que vai aprender

• Onde está a ficha da agência (não está dentro de um condomínio).
• Que campos passam ao cabeçalho e ao rodapé de todos os PDF.
• Como o Gmail da agência envia guias e convocatórias, e porque a palavra-passe com que entra no Gmail não serve.

Administração → Dados da Agência. É aqui que se põe o logótipo, o NIF, a AMI e o envio de email.

Passo 1: Entre com a conta certa

Use a conta de administrador. No menu da esquerda, em Administração, escolha Dados da Agência. Se esse bloco não aparecer, está numa conta de gestor ou de consulta, peça a quem criou a agência.

Passo 2: A cara que o condómino vai ver

1. Logótipo: PNG, JPG ou WEBP. Qualquer proporção; o PDF ajusta. Evite um recorte minúsculo, ou um fundo escuro que desaparece no cabeçalho branco.
2. Preencha nome, NIF, licença AMI, telefone, email, website e morada. Escreva o nome como no cartão de cliente: é o que o condómino lê no PDF.
3. Grave.

Estes campos alimentam o motor LaissPdf. Sem AMI, a convocatória sai sem a linha de licença; convém preenchê-la antes do primeiro PDF oficial.

Passo 3: O email que chega à caixa do condómino

Desça até Envio de email aos seus clientes.

1. Indique o Gmail da agência. Se puder, não use o email pessoal do gestor.
2. A palavra-passe é uma palavra-passe de aplicação Google (Conta → Segurança → Palavras-passe de aplicações). Não é a palavra-passe com que entra no Gmail.
3. O nome do remetente é o que aparece na caixa de entrada, «KLS Imobiliária», não um endereço cru.
4. Grave. Envie um email de teste para si próprio.

Em desenvolvimento, os mails ficam numa caixa local e nada sai para a Internet. Em produção, sem SMTP válido, o envio de guias e convocatórias falha. O PrumoSGC™ não envia por WhatsApp nem por SMS.

A conta acabou de nascer

A subscrição activa a agência; preencha esta ficha no mesmo dia. Enquanto o SMTP não estiver válido, pode ir lançando o cadastro do prédio. Não envie guias nem convocatórias: o botão recusa, ou o mail não chega, e perde-se confiança junto do condómino.

Mudou o logótipo ou a AMI

Substitua o ficheiro e grave. Os PDF já gerados mantêm a identidade antiga. Abra a ficha do documento ou da guia e regenere se precisar de um exemplar actual.

O Gmail recusa o envio

Quase sempre usou a palavra-passe da conta em vez da de aplicação, ou a verificação em dois passos está mal configurada. Confirme, grave, teste outra vez.

Há várias pessoas a administrar

O papel «administrador» aqui é o da conta da agência, não o cargo do artigo 1435.º do Código Civil. A mesma pessoa pode ser as duas coisas; o software não nomeia o administrador do prédio. Para trazer o resto da equipa: Convidar a equipa.

Está feito quando

• O logótipo aparece na ficha (e, no próximo PDF que gerar, no cabeçalho).
• NIF e AMI estão preenchidos.
• O email de teste chegou, ou está na caixa local, se estiver em desenvolvimento.

Tutorial seguinte

Convidar a equipa, quem mais entra na conta. Depois, os modelos de documentos, para o papel timbrado ter texto.