Convidar a equipa

Uma agência raramente é uma pessoa só. O colega que trata do Cais não precisa de ver o Buarcos; o sócio que só confere uma escritura não precisa de um botão que emita guias. Não há auto-registo na Internet: quem entra, entra porque o administrador o convidou.

Isto é trabalho do administrador. A ficha da agência já deve estar minimamente preenchida. Abra Administração → Colaboradores.

O que vai aprender

• Os três papéis, em linguagem de dia a dia.
• Como deixar um gestor a tratar de um único prédio.
• O que acontece aos documentos quando alguém sai.

A lista da equipa. Gestor e consulta só vêem os condomínios que lhes atribuir.

Passo 1: Crie a pessoa

1. + Novo Colaborador.
2. Nome, email, uma palavra-passe inicial. Entregue-a por um canal que não seja o grupo do prédio no telemóvel.
3. Escolha o nível de acesso:

Papel	O que pode fazer	O que não pode
Administrador	Tudo: agência, modelos, todos os prédios, a própria lista de colaboradores	,
Gestor	Escrever nos condomínios atribuídos (cadastro, guias, assembleias…)	Dados da Agência, modelos, outros prédios
Consulta	Ler os atribuídos, exportar	Emitir, desactivar, enviar email, alterar cadastro

1. Em gestor e consulta, marque os condomínios permitidos. Sem atribuição, o gestor abre a conta e a lista de prédios vem vazia.

Passo 2: Entregue as credenciais

Diga-lhe o endereço de entrada da agência (/conta/entrar), o email e a palavra-passe. Peça-lhe para a mudar na primeira sessão, se a casa tiver esse hábito. Não publique credenciais no portal do morador.

Gestor só do Edifício Cais

Crie-o como gestor e atribua só esse condomínio. Não vê o Buarcos, não vê Dados da Agência, não mexe nos modelos. É o caso mais comum numa agência com vários prédios.

Sócio que só confere antes de uma escritura

Papel consulta no prédio em causa. Abre guias, documentos e a ficha do morador. Não emite, não desactiva, não envia mail. Serve para conferir o cadastro antes de uma escritura, sem permissão para o alterar.

O administrador da agência também é administrador do prédio

São cargos diferentes. Aqui o papel é o da conta. A nomeação do artigo 1435.º continua a ser da assembleia, com ata, Convocar e registar uma assembleia.

Colaborador que saiu

Elimine a conta em Colaboradores. As guias e os documentos que gerou ficam no condomínio. Não precisa de os voltar a emitir só porque a pessoa foi embora.

Está feito quando

• Cada pessoa da casa tem um papel que consegue explicar numa frase.
• Nenhum gestor vê um prédio que não lhe compete.
• A palavra-passe inicial foi entregue por um canal interno da agência.

Tutorial seguinte

Preparar os modelos de documentos, o texto padrão da casa, antes da primeira convocatória.